Как работать меньше и успевать больше
Чувствуете вину, когда перестаёте работать? Узнайте, почему отдых кажется угрозой, и как ежедневная финишная черта работы повысит эффективность и поможет по-настоящему
Многие амбициозные профессионалы испытывают чувство вины, когда перестают работать. Проблема не в лени. Привычка оставаться на связи и быть в постоянной готовности может превратить отдых в источник тревоги. Ноутбук закрыт, но мозг продолжает работать. Ужин превращается в мысленную проверку сообщений. Время перед сном становится репетицией завтрашних проблем. Даже без срочных дел сохраняется слабое, но постоянное давление, которое внушает, что нужно делать ещё больше.
Автор утверждает, что пиковую производительность часто определяют неверно. Многие считают, что узкое место — это способность работать усерднее или концентрироваться дольше. Однако после определённого предела настоящим узким местом становится неспособность эффективно прекратить работу. Без чёткого завершения рабочего дня восстановление неполноценно. Без восстановления пиковая производительность недоступна.
Предыстория
Автор, Риан Дарус, является основателем и генеральным директором компании Flowstate.com. Компания обучала команды в Audi, Esenture и ВВС США использовать принципы, основанные на нейронауке, чтобы по своему желанию входить в состояние потока.
Два рабочих дня в сравнении
Гавайи: сжатый, сфокусированный день
Из-за разницы часовых поясов автор проснулся примерно в 5:00 утра на Кауаи, Гавайи. Он сразу приступил к работе. Запланированные мероприятия начинались примерно в 10:00 утра каждый день, поэтому вся работа и все встречи были сжаты в один пятичасовой блок.
Он сделал два-три коротких перерыва, чтобы сходить в туалет, ненадолго отдохнуть и попить воды. В результате в рамках пятичасового блока было выполнено 4 часа 54 минуты работы.
Цюрих: растянутый, фрагментированный день
Четыре года назад, в ту же календарную дату, автор работал в Цюрихском университете в Швейцарии. Он пришёл в 8:00 утра и оставался за своим столом примерно до 20:15, всего 14,5 часов.
День проходил по следующей схеме:
- проверка электронной почты в течение 30 минут
- завтрак в течение 30 минут, с использованием телефона и разговором с коллегой
- планирование в течение 30 минут, чтобы решить, над чем работать
- около одного часа работы
- 45-минутный перекус, который растянулся из-за использования телефона
- поручение, после которого последовали задачи, возникшие в течение дня
- тренировка, которая рассматривалась, но не была выполнена
- рабочий звонок, после которого последовал разговор с коллегой
Автор оценивает, что за 14,5-часовой день он выполнил не более шести часов реальной работы.
Сравнение эффективности работы
Автор определяет эффективность работы как долю рабочего дня, от официального начала до момента полного отключения, потраченную на реальную работу. Это понятие перекликается с эффективностью сна, которая измеряет долю времени в постели, проведённого во сне. Например, восемь часов сна из десяти часов в постели дают эффективность сна 80%.
| Показатель | Гавайи | Цюрих |
|---|---|---|
| Общая длительность рабочего дня | 5 часов | 14,5 часов |
| Реально выполненная работа | 4 часа 54 минуты | Около 6 часов (максимум) |
| Эффективность работы | Около 98% | Около 41% |
Автор утверждает, что количество часов важно меньше, чем эффективность этих часов. Как и сон, работа имеет разные уровни эффективности. Рекомендуемый порядок таков: сначала максимизировать эффективность, и только потом продолжительность рабочего дня.
По словам автора, более высокая эффективность работы даёт несколько эффектов:
- Большая часть рабочего дня проходит в состоянии потока, а меньше времени тратится в «серой зоне» частичной работы и частичной отвлечённости.
- Остаётся больше времени на восстановление без гаджетов и личные дела.
- Качество результатов возрастает: лучше становятся способность различать главное, внимание и стратегия, а на низкоценные задачи уходит меньше усилий.
Автор сообщает, что выдающиеся исполнители и предприниматели-спортсмены оптимизируют эффективность работы, а не общее количество часов. Они начинают фокусироваться на общем количестве часов только после достижения эффективности работы 90% или выше.
Принцип финишной черты
Чтобы повысить интенсивность и эффективность, автор предлагает определять конкретную конечную точку для каждого рабочего дня. Он опирается на исследования в беге.
В беге на 400 метров спортсмены, как правило, ускоряются вблизи финишной черты — явление, которое в литературе называется финишным рывком. Механизм описывается как упреждающая регуляция. Мозг автоматически удерживает запас усилий на протяжении всей дистанции, чтобы снизить риск полного истощения. Когда сигналы о расстоянии и времени указывают на то, что финиш близко, мозг высвобождает этот запас, и бегун ускоряется. Бегун ускоряется, потому что конец определён и известен.
Автор применяет тот же принцип к работникам умственного труда и предпринимателям. Рабочий день с определённой финишной чертой обеспечивает более интенсивную концентрацию и более быстрый выход в состояние потока, чем день без ограничения по времени. Мозг знает, что окно ограничено, и распределяет усилия соответствующим образом.
Без финишной черты, как утверждает автор, за этим следуют три последствия: работа затягивается на вечер, восстановление исчезает, а доступ к состоянию потока ослабевает.
Финишная черта в работе — это фиксированная точка в течение дня. В этот момент ноутбук закрывается, уведомления отключаются, и работа заканчивается.
Внедрение в три шага
Шаг 1: Установите финишную черту
Рассчитайте текущее количество рабочих часов в неделю. Определите общее количество часов, отработанных за неделю.
Уменьшите общую сумму на 25%. Полученная цифра становится абсолютным недельным лимитом.
Установите время окончания рабочего дня. Выберите время, после которого рабочий день не должен продолжаться.
Пример:
- Текущая нагрузка: 60 часов в неделю
- Сокращённый лимит: 45 часов в неделю (60 минус 25%)
- Рабочих дней в неделю: 5
- Продолжительность дня: 9 часов
- Время начала: 9:00
- Финишная черта: 18:00
Автор отмечает, что финишную черту необходимо соблюдать неукоснительно, чтобы общее количество часов в неделю никогда не превышало 45.
Внесите финишную черту в календарь. Настройка занимает около 10 минут. Создайте два повторяющихся события для каждого рабочего дня:
- Стартовая черта: время начала работы
- Финишная черта: время окончания работы
Решите один раз, заранее. Время не следует пересматривать в течение дня.
Поставьте блок там, где концентрация максимальна. Человек, который раньше бодрится по утрам, должен планировать блок на более ранее время. Человек, который становится продуктивнее ближе к середине утра, — на более позднее. Положение окна имеет меньшее значение, чем два условия:
- Окно фиксировано и не смещается.
- Окно короче, чем текущий рабочий день.
Перестройте существующие обязательства. Просмотрите постоянные звонки и регулярные встречи. Перенесите любое обязательство, выходящее за пределы нового окна, внутрь него. Каждое обязательство должно укладываться между стартовой и финишной чертой.
Установите на телефоне будильник на финишную черту. Когда прозвучит сигнал, работа прекращается.
Шаг 2: Относитесь к рабочему дню как к фиксированному контейнеру
Автор сравнивает рабочую неделю с игрой в «Тетрис». Цель — уместить важные фигуры в ограниченный, фиксированный контейнер. В рамках фиксированного рабочего дня можно планировать только значимые задачи, выстраивать их в наилучшей последовательности и выполнять быстро.
Автор впервые опробовал этот подход во время масштабирования собственного бизнеса. В первый день финишная черта наступила посреди написания письма. Автор испытал сильное желание задержаться ещё на 10 минут. Он всё же остановился. На следующее утро, зная, что ноутбук выключится в то же время, он подошёл к дню иначе и пересмотрел свои приоритеты.
Автор утверждает, что работа после финишной черты помешала бы этому сдвигу. Остановка вовремя, несмотря на дискомфорт, заставляет мозг искать новые решения вместо того, чтобы добавлять часы.
Автор советует, чтобы мозг усвоил: у рабочего дня есть конец. В первую неделю некоторые задачи могут остаться незавершёнными, а некоторые ответы — задержаться. По словам автора, результаты могут временно снизиться, и это ожидаемо.
После периода адаптации автор сообщает о следующих изменениях:
- Каждый час распределяется осознанно.
- Эффективность работы возрастает.
Автор приводит четыре причины этих эффектов.
1. Скорость растёт быстрее, чем сокращаются часы. Результат зависит от скорости, умноженной на время. Пример автора:
- 5 часов при скорости 15 миль в час покрывают 75 миль.
- 12 часов при скорости 3 мили в час покрывают 36 миль.
Более короткий день с большей скоростью даёт больший результат, чем длинный день в медленном темпе.
2. Фиксированная финишная черта повышает ясность. Чётко определённый верхний предел часов отделяет критически важные задачи от пустячных. Автор сравнивает это с настройкой радиоприёмника: от помех к чистому сигналу.
Два исследователя состояния потока описали этот механизм как воспринимаемую значимость: личный смысл, который человек придаёт задаче. По мере роста воспринимаемой значимости возрастают мотивация, вовлечённость и концентрация. Внимание становится более избирательным, отвлекающие факторы подавляются, а состояние потока наступает легче.
3. Дефицит времени сужает внимание. Когда времени много, внимание распределяется между многими задачами. Когда времени мало, внимание концентрируется на задаче, связанной с этим дефицитом, и отсеивает остальное.
4. Часы — лишь один из инструментов. Часы не равны результату. Другие способы повысить продуктивность менее затратны для здоровья и личной жизни. Фиксированная финишная черта заставляет использовать эти альтернативы:
- Совершенствование навыков
- Разработка более эффективной стратегии
- Более грамотное делегирование
Без финишной черты решением любой проблемы по умолчанию становится добавление часов.
Баланс между вызовом и навыком. Фиксированная финишная черта также способствует возникновению триггеров потока. Поток требует вызова, который немного превышает текущий навык, примерно на 4%. Когда часы сокращаются, вызов возрастает сам по себе. Обычно это ставит человека близко к уровню, поддерживающему поток.
Шаг 3: Сократите дистанцию и защитите восстановление
Справляйтесь с периодами высокой нагрузки. Некоторые периоды, такие как запуск продукта, дедлайн или сезонный пик, требуют больше общего времени. Автор советует не снимать финишную черту в такие периоды. Вместо этого:
- Расширьте общий рабочий блок, чтобы покрыть дополнительные часы.
- Продолжайте работать с учётом финишной черты.
- Сохраняйте тот же уровень эффективности работы за счёт строгого соблюдения режима.
Сокращайте финишную черту постепенно. После того как постоянная финишная черта установлена и соблюдается, автор рекомендует перенести её на более ранее время. Каждая выгода, описанная в Шаге 2, возрастает по мере сокращения окна.
Используйте высвободившееся время для восстановления. Более ранняя финишная черта создаёт незапланированное время. Автор определяет восстановление как приоритет для этого времени.
Автор описывает четыре фазы цикла потока:
- Борьба
- Высвобождение
- Поток
- Восстановление
Состояния потока он описывает как диммер, а не как выключатель света. Для повторного входа в поток необходимо восстановление. Без него производительность постепенно снижается. Автор сравнивает это со спринтером, который никогда не отдыхает и постепенно замедляется: от спринта к бегу трусцой, затем к ходьбе и, наконец, к ползанию. Работники умственного труда и предприниматели испытывают ту же закономерность.
Как только финишная черта достигнута, чувство вины, связанное с продуктивностью, заканчивается. Тогда может начаться восстановление, а следующий рабочий день начинается со стартовой черты следующего утра в свежем состоянии. Автор утверждает, что такая последовательность сокращает время, проведённое в «серой зоне» частичной работы и частичной отвлечённости, где за больше времени достигается меньше.
Краткое описание метода
- Определите предел. Сократите текущее количество рабочих часов в неделю на 25%.
- Зафиксируйте границы. Создайте повторяющиеся события начала и окончания, размещая их там, где концентрация внимания наиболее высока, и согласуйте все обязательства внутри этих рамок.
- Соблюдайте время окончания. Прекращайте работу в назначенное время окончания и миритесь с кратковременным снижением продуктивности в период адаптации.
- Используйте фиксированные ограничения для расстановки приоритетов. Внутри этого временного контейнера планируйте только важные задачи.
- Адаптируйтесь к периодам повышенной нагрузки. Временно продлевайте рабочий блок, сохраняя при этом время окончания.
- Постепенно сокращайте временное окно. Уменьшайте длительность рабочего дня, как только время окончания станет стабильным.
- Берегите восстановление. Используйте время после окончания работы для отдыха без гаджетов, который восстанавливает способность к состоянию потока.
Проблема: вина за отдых
Многие амбициозные люди испытывают чувство вины, когда отдыхают, потому что приучили себя оставаться включёнными. Настоящее узкое место — не способность работать, а неспособность перестать работать, ведь без восстановления нет доступа к пиковой производительности.
- Чувство вины при прекращении работы объясняется перетренированной отзывчивостью, а не леностью.
- Отдых может ощущаться как угроза: мозг продолжает работать даже после того, как ноутбук закрыт.
- Без умения отключаться человек не может восстановиться, а без восстановления пиковая производительность недоступна.
- Видео обещает объяснить, почему возникает вина при попытке отдохнуть и как отключиться, не чувствуя себя отстающим.
Два рабочих дня: Кауаи против Цюриха
Спикер, основатель и генеральный директор Flowstate.com, сравнивает два рабочих дня: пятичасовой высокоэффективный день на Кауаи (Гавайи) и 14,5-часовой раздробленный день в Цюрихе (Швейцария), который был четырьмя годами ранее.
- Спикер — Риан Дарус, основатель и генеральный директор Flowstate.com, клиентами которого являются Audi, Accenture и ВВС США.
- День на Гавайях начался в 5:00 утра из-за разницы во времени, вся работа была сжата в пятичасовой блок, который закончился примерно в 10:00 утра.
- Затем спикер прошёл по тропе Na Pali на побережье вместе с другом по имени Рой.
- День в Цюрихе спикер провёл как исследователь позитивной психологии в Цюрихском университете: начало в 8:00 утра, окончание примерно в 20:15.
- День в Цюрихе включал проверку почты, завтрак с отвлечениями, прокрутку телефона, долгий перекус, поручения и поздний звонок, в результате чего спикер был взвинчен, но при этом чувствовал туман в голове и усталость.
Эффективность работы: ключевой показатель
Эффективность работы определяется по аналогии с эффективностью сна. День на Гавайях достиг примерно 98 процентов эффективности, а день в Цюрихе — около 41 процента, поэтому количество часов важно меньше, чем то, насколько эффективно они используются.
- Эффективность сна — это процент времени в постели, который фактически проведён во сне; например, 8 часов сна за 10 часов в постели составляют около 80%.
- Эффективность работы — это процент рабочего дня, от официального начала до полного отключения от работы, который занят реальной работой.
- Гавайи: 4 часа 54 минуты реальной работы в пятичасовом рабочем дне, около 98% эффективности, включая два-три коротких перерыва.
- Цюрих: не более примерно 6 часов реальной работы в 14,5-часовом дне, около 41% эффективности.
- Более высокая эффективность работы означает больше времени в состоянии потока, меньше времени в серой зоне полуработы и полуотвлечённости, больше времени по-настоящему отдыха и более высокое качество результата.
- Пиковые исполнители сначала оптимизируют эффективность работы, а не общее количество часов, и, по сообщениям, не обращают внимания на общее количество часов, пока не достигнут 90% или более.
Принцип финишной черты
Четко определенная финишная черта вызывает финишный рывок: бегуны ускоряются ближе к концу гонки. Мозг сохраняет запас усилий и высвобождает его, когда конец определен и близок. Работники умственного труда получают такую же выгоду от четко определенного конца рабочего дня.
- В исследованиях бега ускорение вблизи финиша называют финишным рывком.
- Механизм называется антиципаторной регуляцией: мозг автоматически сохраняет запас усилий на протяжении всей гонки, чтобы снизить риск полного срыва.
- Когда сигналы о расстоянии и времени показывают, что конец близок и определен, мозг высвобождает этот запас.
- Рабочий день без определенного конца приводит к тому, что работа переливается на вечер, подрывая восстановление и доступ к состоянию потока.
- Рабочая финишная черта — это не подлежащая обсуждению ежедневная точка окончания: ноутбук закрывается, почтовые ящики отключаются, работа прекращается.
Шаг первый: введение линии окончания работы
Первый шаг — ввести «линию окончания работы»: ограничить еженедельные часы 75% от текущего объёма и установить фиксированное время окончания рабочего дня, которое никогда не нарушается. Настройка занимает около 10 минут с помощью повторяющихся событий в календаре.
- Подсчитайте общее количество рабочих часов в неделю, уменьшите это число на 25% и считайте полученный результат абсолютным еженедельным лимитом.
- Пример: 60 часов в неделю становятся лимитом в 45 часов; за 5 дней это 9 часов в день.
- Если работа начинается в 9:00, линия окончания — 18:00.
- Создайте два повторяющихся события в календаре для каждого рабочего дня: линию начала и линию окончания.
- Определите время один раз заранее, а не пересматривайте его каждый день после обеда.
- Размещайте блок там, где концентрация максимальна: раньше для тех, кто встаёт рано, и позже для тех, чья продуктивность пика приходится на середину утра.
- Окно должно быть фиксированным и короче текущего рабочего дня.
- Перенесите регулярные звонки и повторяющиеся встречи так, чтобы всё помещалось между линиями начала и окончания.
- Установите на телефоне будильник на время линии окончания.
Этап второй: превратите работу в контейнер Тетриса
Этап второй рассматривает рабочую неделю как игру в Тетрис: фиксированное время — это контейнер, и в него помещаются только самые важные задачи. Придерживание финишной черты меняет мышление и заставляет лучше расставлять приоритеты и выбирать стратегию.
- Представьте рабочую неделю как контейнер Тетриса: уложите всё важное в фиксированный лимит времени в наилучшем порядке.
- Спикер впервые попробовал этот подход при масштабировании бизнеса; финишная черта наступила в середине письма, но он всё равно остановился.
- На следующее утро он иначе взглянул на приоритеты, потому что не мог продлить день.
- Ожидайте краткосрочных неудач, например пропущенных задач и запоздалых ответов, и примите временное снижение результатов.
- Жёсткая финишная черта повышает ясность: воспринимаемая важность усиливает мотивацию, вовлечённость и концентрацию и делает внимание более избирательным.
- Дефицит сужает внимание, поэтому оно концентрируется на том, чего не хватает.
- Часы не равны результатам. Ограничение часов заставляет развивать навыки, стратегию и делегирование вместо того, чтобы по умолчанию работать больше часов.
- Ограничение часов настраивает баланс между вызовом и навыками: вызов должен немного превышать текущие навыки примерно на 4%, чтобы достичь состояния потока.
Шаг третий: сократите гонку и восстановитесь
Третий шаг — сократить гонку во времени и использовать освободившееся время для восстановления. Периоды загруженности могут удлинять рабочий блок, сохраняя при этом финишную черту. Восстановление после финишной черты необходимо для возвращения в состояние потока.
- Во время неизбежных периодов загруженности, таких как запуск, дедлайн или сезон, увеличивайте общий рабочий блок, но сохраняйте финишную черту и строго её придерживайтесь.
- Как только установлена стабильная финишная черта, постепенно переносите её раньше, чтобы сократить гонку.
- Прирост скорости важнее сокращения часов: 5 часов при 15 милях в час дают 75 миль, а 12 часов при 3 милях в час дают 36 миль.
- Поток имеет четыре фазы: борьба, высвобождение, собственно поток и восстановление.
- Без эффективного восстановления человек не может эффективно вернуться в состояние потока; аналогия — спринтер, который замедляется до ползания без отдыха.
- После финишной черты чувство вины за продуктивность заканчивается и начинается настоящее восстановление, поэтому следующий день может начаться со стартовой линии свежим.